Pôle 04 · Intelligence artificielle & automatisationAssistant IA sur mesure : un outil qui travaille avec vos documents et votre vocabulaire
Les assistants généralistes rédigent bien, mais ils ne connaissent ni vos contrats types, ni votre nomenclature produit, ni les règles tacites de votre métier. Un assistant IA sur mesure comble cet écart : relié à vos propres sources, configuré pour des tâches identifiées, il montre d’où vient chaque élément de réponse. Il ne remplace pas l’expert, il lui prépare le terrain.
Échange de 30 min sur vos usages, gratuit
Pour qui, et quandQuand un assistant IA sur mesure se justifie
Le besoin apparaît dès que des collaborateurs qualifiés passent beaucoup de temps à relire de gros volumes de texte, à extraire des informations dispersées ou à produire des documents qui suivent toujours la même logique.
- Un bureau d’études ou un cabinet doit analyser des cahiers des charges ou des réglementations longues et en tirer les points qui concernent votre offre.
- Une direction commerciale rédige des propositions qui réutilisent des éléments existants (références, descriptions techniques, conditions) à adapter à chaque prospect.
- Un service qualité ou juridique compare des documents entrants à des référentiels internes et signale les écarts avant une décision.
- Une direction prépare ses comités à partir de rapports éparpillés dans plusieurs outils.
Sous le capotLe chemin d’une question, de vos documents à la réponse sourcée
Le modèle de langage ne voit jamais l’ensemble de vos documents : il ne reçoit que les quelques passages retrouvés pour la question posée, et seulement ceux que la personne a le droit d’ouvrir. Quand aucun passage ne convient, l’assistant le dit au lieu de compléter de lui-même.
En amont, à chaque mise à jour des sources
Vos documents
Contrats, procédures, fiches produit, historiques de projets : les sources admises, définies avec vous.
- Contrats
- Procédures
- Fiches produit
- Projets
Découpage et indexation
Chaque document devient des passages, repérés par leur sens et accompagnés de leur date, de leur origine et de leurs droits.
À chaque question
Question
« Quelles pénalités de retard prévoit notre contrat-cadre fournisseur ? »
Posée par : service Achats
Recherche filtrée par droits d’accès
Les passages les plus proches de la question, parmi ceux que la personne peut ouvrir.
- Contrat-cadre fournisseur, art. 9.2retenu
- Avenant n° 2, art. 3retenu
- Note de la direction financièrehors droits
- Conditions générales de ventenon pertinent
Modèle de langage
Consigne : répondre uniquement à partir des passages retenus, citer, signaler ce qui manque.
Réponse sourcée
Le contrat-cadre prévoit une pénalité de 0,5 % du montant de la commande par jour de retard, plafonnée à 10 %.1 L’avenant n° 2 exclut les retards imputables au transporteur.2
- 1Contrat-cadre, art. 9.2
- 2Avenant n° 2, art. 3
Aucun passage pertinent
« Je ne trouve rien sur ce point dans les documents auxquels vous avez accès. »
Même réflexe quand deux sources se contredisent : elles sont montrées côte à côte.
Le périmètreCe que Kopus conçoit et livre
L’assistant repose sur un mécanisme de recherche dans vos documents (contrats, procédures, fiches produit, historiques de projets) qui alimente un modèle de langage avec les passages pertinents au moment de la question. Cette architecture, dite de génération augmentée par recherche, permet de répondre à partir de vos contenus et de citer les documents utilisés. Nous définissons avec vous les sources admises et exclues.
Nous configurons ensuite des tâches précises sous forme de modèles de travail : produire une note d’analyse selon votre plan habituel, remplir une grille de comparaison, préparer une première version de proposition, extraire les obligations d’un contrat. Chaque tâche comporte une consigne de prudence : signaler les passages sans appui dans les sources plutôt que combler les vides.
Les règles d’accès reproduisent celles de vos documents : un utilisateur ne voit dans les réponses que ce qu’il pourrait consulter lui-même. Le fournisseur de modèle et le lieu d’hébergement dépendent de la sensibilité de vos données ; l’Europe ou votre propre infrastructure font partie des options.
Ce que vous obtenez
- Un assistant qui parle votre langue métier et respecte vos règles.
- Des réponses sourcées, vérifiables et à jour.
- Un gain de temps réel pour vos équipes et vos clients.
La méthodeComment nous construisons un assistant IA sur mesure
Cadrage des usages
Nous sélectionnons deux ou trois tâches à forte valeur, décrites par ceux qui les réalisent, avec des exemples de résultat attendu.
Inventaire des sources
Quels documents, dans quels outils, avec quelles règles d’accès, et quelle partie est assez à jour pour servir de référence.
Prototype évalué sur cas réels
L’assistant traite des dossiers passés dont vous connaissez la bonne réponse, comparés aux résultats de vos experts.
Ajustement des consignes et des sources
Reformulation des modèles de travail, ajout ou retrait de documents, calibrage des signaux d’incertitude.
Déploiement auprès du groupe d’utilisateurs retenu, avec un canal de remontée des réponses décevantes.
Notre positionNotre position : un assistant doit montrer ses sources ou avouer ses doutes
Une réponse fluide et bien écrite inspire confiance, y compris lorsqu’elle est fausse. C’est le principal danger d’un assistant branché sur des sujets où l’erreur coûte cher. Chaque assistant que nous concevons renvoie donc vers les passages exacts qui fondent sa réponse, et indique quand une information manque ou se contredit entre deux documents. Un expert qui peut vérifier en un clic travaille plus vite ; un expert qui doit tout revérifier n’a rien gagné.
Vos questionsQuestions fréquentes sur cette prestation
Quand créer un assistant IA sur mesure plutôt qu’utiliser un outil du marché ?
Lorsque vos documents, votre vocabulaire et vos règles dépassent ce qu’un assistant généraliste peut connaître, ou lorsque vos contraintes de confidentialité interdisent d’envoyer vos données à un service grand public.
L’assistant apprend-il de nos documents en continu ?
Il ne modifie pas le modèle de langage ; il consulte vos documents à chaque question. Une mise à jour des sources se répercute donc immédiatement.
Quelle différence avec un assistant IA pour collaborateurs ?
L’assistant sur mesure est un outil de production pour des tâches d’analyse et de rédaction précises, souvent réservé à quelques métiers. L’assistant pour collaborateurs répond aux questions quotidiennes de toute l’entreprise sur les procédures, les RH ou l’informatique.
L’assistant peut-il fonctionner avec des données confidentielles ?
Oui, à condition de choisir la bonne architecture : hébergement adapté, accès cloisonnés, absence d’entraînement sur vos données. Nous définissons cela avec vous dès le cadrage.
Faut-il réécrire nos documents pour l’assistant ?
En général non. Nous travaillons à partir de vos documents existants et nous signalons ceux qui gagneraient à être clarifiés, ce qui profite aussi à vos équipes.
Combien de temps faut-il pour construire un assistant IA personnalisé ?
De trois à huit semaines selon le volume de connaissances à préparer et les intégrations, dont une phase d’évaluation avec vos experts avant la mise en service.
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